Herinnert u het zich nog? Dat u naar uw accountant ging met een aantal mappen (of een schoenendoos), vol met bonnetjes, facturen en bankafschriften? De boekhoudkundig medewerker tikte alles over in het boekhoudsysteem. De assistent accountant liep de administratie door, maakte de benodigde specificaties en stopte deze papieren in een map. En dat was dan het jaarrekeningdossier. Daarna werden de cijfers uit de boekhouding in een apart softwarepakket gezet en voilà: er lag een stapel papier op de printer die we “jaarrekening” noemden.

U kreeg de conceptversie van deze jaarrekening en besprak die onder het genot van een kopje koffie met uw accountant. Daarna ontving u een aantal exemplaren op mooi briefpapier, ingebonden in een boekje waar de door uw accountant getekende verklaring in zat.

Tijdrovend en achterhaald proces
Nog niet zo lang geleden moest er voor een handtekening van uw accountant altijd eerst een papieren exemplaar van de jaarrekening gefabriceerd worden. Naast een exemplaar per post ontving u ook nog een ingescand exemplaar van de getekende jaarrekening. Een tijdrovend en achterhaald proces dat ook nog eens slecht was voor het milieu. Dat moest anders!

Administratie in de cloud
Die mappen (of die schoenendoos) zijn inmiddels verleden tijd. U stuurt nu pdf’s van uw facturen naar de administratie. En die administratie draait niet meer op een computer of server, die is te vinden in de cloud.

Wet elektronische handtekening
In de elektronische communicatie is het alleen niet mogelijk om een “natte” handtekening te zetten, maar de wet (Burgerlijk Wetboek Boek 3, artikel 15a) bepaalt nu dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening komt tot stand met een digitaal certificaat dat daartoe specifiek gekwalificeerd is: in Nederland is dat het zogenoemde PKIoverheid (persoonsgebonden) beroepscertificaat.

PKIoverheid beroepscertificaat
Dankzij dat beroepscertificaat kunt u precies inzien wie de jaarrekening ondertekend heeft, maar de bank die uw jaarrekening bekijkt bij de beoordeling van een kredietaanvraag bijvoorbeeld ook. U weet bovendien direct of iemand bevoegd is om als accountant naar buiten te treden, omdat alleen aanvragers die in het accountantsregister ingeschreven staan in aanmerking komen voor een beroepscertificaat voor Registeraccountant (RA) of Accountant-Administratieconsulent (AA).

GBA verstrekt digitale handtekening
De accountants die binnen GBA Accountants & Adviseurs tekenbevoegd zijn, hebben allemaal de beschikking over dit beroepscertificaat gekregen. Hierdoor kunnen wij op een efficiënte en milieuvriendelijke manier een digitale jaarrekening met een digitale handtekening verstrekken, die nu dus dezelfde rechtsgevolgen heeft als de “natte” handtekening.

Deel dit artikel: